النظام الداخلي لاتحاد جمعيات العائلات البيروتية
المادة الأولى : تأليف الهيئة العامة :
تتألف الهيئة العامة من مجموع الأعضاء الممثلين للجمعيات العائلية المنتسبة الى الإتحاد بحيث تمثل كل جمعية عائلية بثلاثة أعضاء تسميهم الجمعية بمن فيهم من يكون عضواً منتخياً في الهيئة الإدارية للاتحاد .
على كل جمعية خلال النصف الأول من كانون الثاني من كل عام أن تقدم كل جمعية الى أمانة سر الإتحاد كتاباً تفوض بموجبه ثلاثة أعضاء لتمثيلها في الهيئة العامة مع مراعاة ما ورد في المادة الثامنة من النظام الأساسي ، و على أن تنتدب أحدهم ليمثلها في مجلس المندوبين مع مراعاة ما ورد في المادة التاسعة من النظام الأساسي، وفي حال لم تتقدم الجمعية بمثل هذين الكتابين في الوقت المحدد يعتبر الأعضاء الثلاثة المفوضين سابقاً قد مدد تفويضهم حكماً لسنو جديدة .
و يحق لكل جمعية في أي وقت كان أن ترسل كتاباً الى أمانة سر الإتحاد تطلب تغيير أسم أحد ممثليها أو أكثر في الهيئة العامة أو في مجلس المندوبين ، أما أعضاء الهيئة الإدارية فلا يمكن إسقاط عضويتهم قبل إنتهاء ولايتهم .
المادة الثانية : إجتماعات الهيئة العامة :
-تجتمع الهيئة العامة حكماً مرة في السنة خلال شهر كانون الثاني في دورة عادية ، وذلك بدعوة من رئيس الهيئة الإدارية لمناقشة التقرير الاداري والبيان المالي وقطع الحساب للسنة المنصرمة والمصادقة عليهم ، و إبراء ذمة الهيئة الادارية ومناقشة مشروع موازنة السنة المالية التالية والمصادقة عليه .
-و تجتمع الهيئة العامة في الشهر الأخير من نهاية ولاية الهيئة الادارية في دورة عادية لتنتخب أعضاء هيئة إدارية جديدة بالإقتراع السري بدعوة من رئيس الهيئة الادارية القائمة .
-و تجتمع الهيئة العامة استثنائياً ، بدعوة من رئيس الهيئة الادارية ، بناء على طلب أكثرية أعضاء الهيئة الادارية أو بطلب من 20% من أعضاء الهيئة العامة شرط تحديد جدول الأعمال في بيان الدعوة وأسبابها .
-كما تجتمع الهيئة العامة استثنائياً عند الإقتضاء بدوة من رئيس الهيئة الادارية بناء على طلب خطي من كل من أمين الصندوق والمحاسب ورئيس اللجنة المالية لمناقشة أمور مالية حصراً .
-يرأس اجتماعات الهيئة العامة رئيس الاتحاد .
المادة الثالثة : النصاب القانوني :
-يكون النصاب في اجتماعات الهيئة العامة العادية أو الاستثنائية قانونياً بحضور الثلثين من مجموع الأعضاء الممثلين للجمعيات العائلية المنتسبة للاتحاد ، وإذا لم يتوفر النصاب في الجلسة الأولى ، تعقد جلسة ثانية في مدة لا تتجاوز 15 يوماً من تاريخ موعد الجلسة الأولى ويكون النصاب فيها قانونياً بحضور الأكثرية ( النصف زائد واحد ) من أعضاء الهيئة العامة، شرط أن تتضمن دعوة الجلسة الأولى الدعوة للجلسة الثانية وموعد ومكان انعقادها .
-أما انعقاد جلسة الهيئة العامة الاستثنائية التي تتعلق بتعديل النظام، فيكون النصاب فيها قانونياً بحضور الثلثين من مجموع الأعضاء الممثلين للجمعيات العائلية المنتسبة للاتحاد وتتخذ القرارات بموافقة ثلثي الحضور .
-يحصر حق التصويت لانتخاب أعضاء الهيئة الادارية بالأعضاء الممثلين للجمعيات العائلية المنتسبة للاتحاد المسددين لاشتراكاتهم السنوية كاملة .
المادة الرابعة : قرارات الهيئة العامة:
-تتخذ قرارات الهيئة العامة في جلساتها العادية والإستثنائية القانونية بالغالبية المطلقة من الحضور .
-أما قرارات الهيئة العامة في الجلسة الإستثنائية لتعديل النظان تتخذ قراراتها بأكثرية ثلثي الحضور .
-ان قرارات وتوصيات الهيئة العامة ملزمة للهيئة الادارية .
المادة الخامسة : صلاحيات الهيئة العامة: تتمتع الهيئة العامة بالصلاحيات التالية :
-انتخاب الهيئة الإدارية .
-مناقشة التقرير الإدارية السنوي .
-مناقشة البيان المالي السنوي و إقرار قطع الحساب و إبراء ذمة الهيئة الادارية .
-مناقشة الموازنة للسنة المالية المقبلة .
-تعيين مفوضي المراقبة .
-مراقبة أعمال الهيئة الادارية .
-تعديل النظامين الأساسي و الداخلي .
-تعديل الاشتراك السنوي لعضوية الاتحاد .
المادة السادسة : مجلس المندوبين : تأليف مجلس المندوبين :
- يتألف مجلس المندوبين من ممثل واحد عن كل جمعية عائلية منتسبة الى الاتحاد ، يُسمى من بين الأعضاء الثلاثة الذين يمثلون الجمعية في الهيئة العامة للاتحاد بموجب كتاب تفويض يوقعه رئيس الجمعية وأمين السر.
- عدد أعضاء مجلس المندوبين يوازي عدد الجمعيات العائلية المنتسبة الى الاتحاد.
- مدة ولاية مجلس المندوبين سنة واحدة .
-يرأس مجلس المندوبين رئيس الاتحاد .
المادة السابعة : اجتماعات مجلس المندوبين وصلاحياته :
- يجتمع مجلس المندوبين مرة كل شهرين أو عندما تدعو الحاجة بناءً على دعوة رئيس الاتحاد أو من ثلث أعضائه، ويكون نصاب الجلسة مكتملاً بحضور أكثر من نصف أعضائه في المرة الأولى وفي المرة الثانية يكون نصاب الجلسة مكتملاً بمن حضر .
- تكون صلاحيات مجلس المندوبين تقديم الاقتراحات و التوصيات و الدراسات الى الهيئة الادارية.
المادة الثامنة : تأليف الهيئة الادارية :
تتألف الهيئة الادارية من 18(ثمانية عشر)عضواً تنتخبهم الهيئة العامة من بين أعضائها المرشحين بالإقتراع السري لولاية مدتها ثلاث سنوات .
المادة التاسعة : اجتماعات الهيئة الادارية :
-تجتمع الهيئة الاجارية مرة كل شهر ويحق لها أن تعقد اجتماعات استثنائية عندما تدعو الحاجة، وذلك بدعوة من الرئيس أو بناء على طلب من ثلثي أعضائها وتوجه الدعوات عبر أمانة السر . يكون النصاب قانونياً بحضور اكثر من نصف اعضاء الهيئة .
-تؤخذ القرارات فيها بالغالبية المطلقة ( النصف زائد واحد من الأعضاء الحاضرين ) وفي حال تعادل الاصوات يكون صوت الرئيس مرجحاً .
-تفتح الجلسة بتلاوة المحضر السابق للصادقة عليه . يطرح الرئيس بعدها مواضيع جدول الاعمال لمناقشتها وتتخذ القراراتالمناسبة بشأنها .
المادة العاشرة : صلاحيات الهيئة الادارية : تتمتع الهيئة الادارية بالصلاحيات التالية :
أ-إدارة شؤون الاتحاد والإشراف على نشاطاته .
ب-إنشاء اللجان وتحديد مهامها وتسمية مقرريها وأعضاءها، ويحق لها انتداب أحد أعضائها كمنسق لأي من اللجان .
ت-اقتراح تعديل رسم الاشتراك السنوي لعضوية الاتحاد .
ث-اقتراح تعديل النظامين الأساسي و الداخلي .
ج-إسناد أكثر من مهمة الى أعضاء الهيئة الادارية ، باستثناء الذين يتمتعون بصلاحية صرف الأموال .
ح-دعوة مجلس المندوبين للانعقاد وتحديد جدول أعماله .
خ-دعوة مجلس الهيئة العامة للانعقاد وتحديد جدول أعمالها .
د-اقامة الندوات والاحتفالات التي تراها ملائمة .
ذ-درس طلبات الانتساب المقدمة من جمعيات عائلية بيروتية واتخاذ القرارات بشأن انضامها الى الاتحاد .
الإنتخابات :
المادة الحادية عشرة : انتخاب الهيئة الادارية :
تُجري انتخابات الهيئة الإدارية خلال شهر شباط من نهاية كل ولاية ويعلن عنها ضمن الأصول التالية :
-تحديد موعد ومكان الانتخاب .
-تعلق لوائح الشطب (أسماء الناخبين من أعضاء الهيئة العامة العاملين المسددين اشتراكات جمعياتهم للاتحاد ) في مقر الاتحاد قبل شهر واحد من موعد الانتخابات، وتحدد مهلة الاعتراض عليها حتى 15 يوماً قبل موعد الانتخابات .
-تقدم طلبات الترشيح لعضوية الهيئة الادارية قبل 12 يوم على موعد الإنتخابات .
-تنشر لائحة بأسماء المرشحين المقبولين وتحدد مهلى الاعتراض عليها حتى اسبوع واحد قبل موعد الإنتخابات.
-تنشر المواعيد المشار إليها أعلاه في جريدة محلية واحدة على الأقل وذلك قبل 15 يوماً من تاريخ بدء تقديم طلبات الترشيح .
-تعلق نسخة من بيان الدعوة في مركز الاتحاد قبل شهر على الأقل من تاريخ الانتخاب، وإذا تضمنت الدعوة دورتين للاقتراع يكون النصاب في الدورة الثانية وفقاً لمضمون المادة الثالثة أعلاه .
-تدعو الهيئة الادارية أعضاء الهيئة العامة الى الانتخابات وفقاً للأصول المذكورة أعلاه .
المادة الثانية عشرة : اجراءات الترشيح :
-يتقدم المرشحون لمنصب عضوية الهيئة الادارية للاتحاد بطلبات حطية الى أمانة السر للاتحاد مرفقة بموافقة الهيئة الادارية للجمعية التي ينتمي إليها المرشح .
-لكل عضو من أعضاء الهيئة العامة حق الترشح و الانتخاب شرط أن تكون الجمعية التي من الأعضاء العاملين المسددين جميع بدلات إشتراكات انتسابها السنوية الى الاتحاد، قبل شهر من موعد الانتخابات .
المادة الثالثة عشرة :قانونية الترشح :
-تنظر الهيئة الإدارية في قانونية وصحة الترشيحات وتنشر لائحة بأسماء المرشحين المقبولين قبل عشرة أيام من تاريخ الإنتخابات .
-يمكن الإعتراض على هذه الائحة حتى قبل أسبوع من تاريخ الإنتخابات لتصبح بعدها نهائية.
المادة الرابعة عشرة: الاقتراع :
يكون الإنتخاب بالإقتراع السري . يشترط حضور المقترع شخصياً الذي عليه أن يوقع على لوائح الشطب بنفسه ، و لا يقبل التوكيل أو التفويض أو أي وسيلة أخرى للاقتراع .
المادة الخامسة عشرة : شغور منصب العضوية :
-إذا شغرمنصب عضو أو عضوين من أعضاء الهيئة الإدارية وبقي من فترة ولايتها أقل من ستة أشهرتستمر الهيئة الادارية بأعمالها بأعضائها المتبقين .
-في حال كانت ولاية الهيئة الادارية تزيد عن ستة أشهر يعين الرديف الأول ثم الثاني .
-أما إذا شغر ثالث مناصب أو أكثر ، فتتم الدعوة لعقد انتخابات تكميلية لملىء المناصب الشاغرة.
-في حال شغور أكثر من نصف عدد أعضاء الهيئة الإدارية تعتبر الهيئة مستقيلة وتوجه دعوة استثنائية الى الهيئة العامة لإنتخاب هيئة إدارية جديدة في خلال شهر من تاريخ الشغور وفق الأصول المحددة في هذا النظام على أن تتولى الهيئة الإدارية خلال هذه الفترة تصريف الأعمال.
المادة السادسة عشرة : الدعوة الى انتخاب هيئة ادارية قبل انتهاء ولايتها :
-يحق للهيئة الادارية قبل انتهاء مدة ولايتها دعوة الهيئة العامة لعقد جلسة استثنائية لانتخاب هيئة ادارية جديدة بناء على اقتراح يقدمه أكثر من ثلثي أعضاء الهيئة الادارية .
-يحق لرئيس الهيئة الإدارية دعوة الهيئة العامة لعقد جلسة استثنانية لانتخاب هيئة ادارية جديدة، في حال قدم أكثر من نصف أعضاء الهيئة الادارية استقالتهم قبل ستة أشهر من انتهاء مدة ولايتها .
المادة السابعة عشرة : لجنة الاشراف على الانتخابات :
تشرف على عملية الانتخابات لجنة مؤلفة من ثلاثة أعضاء تسميهم الهيئة الإدارية من بين أعضاء الهيئة العامة العاملين غير المرشحين.
المادة الثامنة عشرة : فرز الأصوات :
فور إنتهاء الوقت المحدد للعملية الانتخابية يتم فرز الأصوات و يعتبر فائزاً كل من نال أكبر عدد من الأصوات ، وفي حال تساوت الأصوات يعتبر فائزاً المرشح الأكبر سناً .
المادة التاسعة عشرة: محضر الانتخاب :
ينظم محضراً بنتائج العملية الانتخابية ويوقع عليه أعضاء اللجنة المشرفة على الانتخابات ثم يبلغ الى وزارةالداخلية والبلديات ضمن المهلة المحددة .
المادة العشرون : انتخاب مناصب الهيئة الادارية :
تجتمع الهيئة الإدارية فور انتخابها برئاسة اكبر الأعضاء سناً و تنتخب من بيت أعضائها بالإقتراع السري المناصب التالية :
رئيس - نائب رئيس - أمين سر- مفوض الإتحاد لدى الحكومة – محاسب و أمين صندوق .
المادة الواحد والعشرون : التسلم والتسليم :
في الجلسة الأولى التي تلي عملية انتخاب المناصب ، يُسلم الرئيس وأمين السر والمحاسب وأمين الصندوق المنتهية ولايتهم جميع المستندات والسجلات والمحفوظات التي في عهدتهم مع تقرير عن الأمور العالقة الى نظرائهم في الهيئة الادارية المنخبة بموجب بمحضر استلام وتسلم نظاميين يوقع عليه جميع المعنيين ، وذلك خلال مدة لا تزيد عن 15 يوماً من الانتخاب .
المادة الثانية والعشرون : الصلاحيات :
صلاحيات الرئيس :
-الرئيس هو رأس السلطة التنفيذية في الاتحاد والممثل الرسمي له والناطق باسمه .
-يدعولاجتماعات الهيئات التي يتشكل منها الاتحاد ويعمل على تنفيذ قراراتها .
-يرأس ويدير اجتماعات الهيئات الثلاث للاتحاد .
-يضع المواضيع والمسائل المدرجة في الاجتماعات للنقاش ، ثم يطرحها على التصويت ، وتتخذ القرارات فيها بالأكثرية المطلقة ، وفي حال تعادل الأصوات يكون صوت الرئيس مرجحاً .
-يسهر على تنفيذ قرارات هيئات الاتحاد .
-يحضر اجتماعات اللجان متى شاء ويرأس حينها تلك الاجتماعات .
-يحيل الى اللجان المواضيع والقضايا المتعلقة بها للتنفيذ أو للدرس أو لإبداء الرأي .
-يوقع البريد والدعوات و قرارات الاتحاد والمراسلات الرسمية والادارية ومحاضر الجلسات مع أمين السر .
المادة الثالثة والعشرون: صلاحيات نائب الرئيس :
يتمتع نائب الرئيس بكامل صلاحيات الرئيس في حال غيابه.
المادة الرابعة والعشرون: صلاحيات أمين السر :
-يتولى أمانة السر للهيئات الثلاث التي يتشكل منها الاتحاد . يدون القرارات في كل جلسة وينظم المحاضر ويتلوها في مستهل كل جلسة للمصادقة عليها .
-يُعد جدول اعمال كل جلسة بالتوافق مع الرئيس ويوزعه على الأعضاء .
-يتلقى البريد الوارد ويعرضه على الرئاسة ، ثم يتولى تنظيم الرد ويرسله الى صاحب العلاقة بعد توقيعه مع الرئيس .
-يحفظ المحاضر بعد توقيعه مع الرئيس .
-يوقع البريد والدعوات و قرارات الاتحاد والمراسلات الرسمية والادارية ومحاضر الجلسات مع الرئيس .
-يوجه الدعوات و يبلغ مقرارات الإتحاد الى أصحاب العلاقة مع الرئيس .
-يُعد التقرير الاداري السنوي .
-يحل امين السر مكان أمين الصندوق في حال غيابه .
-من أجل تنظيم وتأمين حسن سير العمل يتولى أمين السر مسك وحفظ السجلات التالية :
-سجل الوارد : تسجل فيه الرسائل والمعاملات الواردة تحت رقم ورود متسلسل سنوي مع تاريخ الورود .
-سجل الصادر : تسجل فيه الرسائل والمعاملات الصادرة تحت رقم صادر متسلسل سنوي مع تاريخ الاصدار .
-سجل أسماء اعضاء هيئات الاتحاد مع عناوينهم وارقام هواتفهم .
-سجل محاضر جلسات واجتماعات لكل هيئة من هيئات الاتحاد .
-سجل قرارات الهيئة الادارية لمتابعة التنفيذ .
-سجل قرارات الهيئة العامة لمتابعة التنفيذ .
-سجل قرارات مجلس المندوبين للمتابعة.
-أرشيف إلكتروني للمحاضر والقرارات وسائر الأوراق والوثائق .
المادة الخامسة والعشرون: صلاحيات مفوض الإتحاد لدى الحكومة :
يقوم بتمثيل الاتحاد لدى السلطات الرسمية الحكومية ويتابع إنجاز معاملات الإتحاد فيها .
المادة السادسة والعشرون: صلاحيات المحاسب :
-استلام أوامر القبض وتأمين تحصيلها .
-تأمين المقبوضات والمفوعات بناء على أوامر صرف منظمة أصولاً .
-حفظ أوراق الاثبات وسجلات المحاسبة ومستندات القبض والصرف في مقر الاتحاد .
-توحيد عمليات ضبط وقبض الواردات المالية والنفقات ومسك حساباتها وسجلاتها .
-يُعد قطع حساب للعام المنصرم و مشروع موازنة العام القادم ويعرضهما على الهيئة الإدارية.
-يراقب اعمال امين الصندوق .
-يكون حكماً عضواً في اللجنة المالية .
المادة السابعة والعشرون: صلاحيات أمين الصندوق :
-استلام وتحصيل أموال الاتحاد من اشتراكات سنوية وحوالات وسندات وتبرعات .
-يحفظ الأموال ويودعها المصارف المعتمدة فور ورودها .
-يحتفظ بسجلين يدون الأول المقبوضات والثاني المدفوعات .
-يعطي الإيصالات ويحتفظ بنسخة منها ويمسك سجلاً خاصاً بها ويحفظ أوامر الصرف وجميع الوثائق العائدة لأمانة الصندوق .
-ينظم بياناً مالياً كل ستة أشهر ويعرضه على الهيئة الادارية .
-ينظم التقرير المالي السنوي مع المحاسب ومدقق الحسابات ويعرضه على الهيئة الادارية قبل عرضه على الهيئة العامة .
-يحتفظ بمبلغ نقدي لا يتجاوز خمسمائة ألف ليرة لبنانية في الصندوق للنفقات الطارئة .
-يوقع مع الرئيس أومر الصرف و على الحوالات والشيكات عند الاقتضاء.
-يكون حكماً عضواً في اللجنة المالية .